Sự kiện là công cụ quan trọng của doanh nghiệp với nhiều mục đích khác nhau; một số có thể là nội bộ và tập trung vào nhân viên, trong khi những người khác dành cho tiếp thị. Dù bằng cách nào, cùng một kiểu lập kế hoạch đi vào sự kiện và các chi tiết giống nhau phải được tính đến để sự kiện diễn ra thành công. Các sự kiện đòi hỏi sự lên kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuân theo một hệ thống quy định có thể giúp đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ.

Xác định mục tiêu sự kiện

Xác định mục tiêu của bạn cho sự kiện. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một hội thảo tiếp thị, trách nhiệm của bạn sẽ khác so với khi bạn lên kế hoạch cho một bữa tiệc nướng của công ty. Đảm bảo rằng bạn nhận được hướng dẫn cực kỳ chi tiết về những gì mong đợi; có các thành phần thiết thực như số lượng người sẽ đến và địa điểm cần phải rộng như thế nào và các yếu tố định hướng tiếp thị như liệu sự kiện có nhằm thu hút khách hàng cho công ty hay đó là đặc quyền cho ban quản lý hoặc nhân viên khác.

Dự trù chi phí, ngân sách

Tạo ngân sách. Ai đó cần trả tiền cho sự kiện và bạn cần được chấp thuận trước khi bắt đầu. Hãy tính đến thời gian của bạn, hội trường, bất kỳ thức ăn hoặc đồ trang trí, loa hoặc hoạt động nào và bất kỳ cân nhắc nào khác mà bạn cho là cần thiết. Chuẩn bị mọi thứ theo một định dạng có tổ chức và tuân theo nó khi bạn sắp xếp.

Tạo lịch trình chi tiết

Đặt chương trình làm việc. Chuẩn bị một lịch trình chi tiết và phân bổ lượng thời gian phù hợp cho từng hoạt động. Xây dựng một chương trình hoàn chỉnh từ đầu đến cuối, với phần mở đầu và kết thúc chương trình nếu cần thiết.

Lập kế hoạch hậu cần

Lập kế hoạch hậu cần. Thuê địa điểm, đặt đồ ăn, thuê diễn giả và in lời mời. Ghé thăm địa điểm để có một cái nhìn cụ thể về cách bài trí để bạn có thể hình dung nơi thức ăn sẽ được bày biện và cách sắp xếp chỗ ngồi và bàn ăn. Cố gắng giữ trong phạm vi ngân sách của bạn, nhưng thực hiện các thay đổi khi cần thiết, luôn kiểm tra với quyền hạn cao hơn trước khi thực hiện bất kỳ cam kết nào.

Tham khảo: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Công khai sự kiện chuẩn bị diễn ra

Công khai sự kiện. Làm thế nào bạn thực hiện được điều này sẽ phụ thuộc rất nhiều vào loại sự kiện mà bạn đang lên kế hoạch. Đối với một sự kiện nội bộ, có lẽ chỉ cần một email công ty hoặc một vài tấm áp phích được treo ở những vị trí thích hợp là đủ. Một sự kiện tiếp thị sẽ yêu cầu một kế hoạch tiếp thị toàn bộ, có thể với các quảng cáo và một số hoạt động tiếp thị trực tiếp để hỗ trợ.

Tham khảo: Cách tổ chứ sự kiện khai trương SPA